REConnect

REconnect er et integrationsmønster udviklet i samarbejde med Thisted Kommune. Data integreres fra eksisterende kilder, transformeres til en generisk datamodel og udstilles igen på en måde, som passer til aftagersystemerne.

Herved høstes gevinsten ved et moderne organisationssystem i kraft af bedre data og processer, mens implementeringen lettes af, at dele af data kan vedligeholdes i de kendte systemer.

 

REconnect i Thisted Kommune

Thisted Kommune ønskede flere ting:

  • At blive klar til KOMBITs monopolbrud og SAPA, ved at få en lokal autoritativ organisation som vedligeholder STS Org.,
  • at få styr på, og overblik over data om organisation og medarbejdere,
  • at få sat data i spil i forskellige it-systemer, for at mindske manuelt vedligehold, 
  • at få gjort interne processer, fx ansættelsesprocessen mere effektiv
  • at få effektiviseret og automatiseret oprettelsen af IT-brugere med idm- funktionalitet,
  • at få styr på jobfunktionsroller og dataafgrænsninger til SAPA.

Disse ting bliver løst i REconnect.

Med REconnect, får man styr på processerne og bedre data. Det kan være i forbindelse med en ansættelse, hvor personer med flere forskellige roller vil være involveret. Procesmotoren kender organisationen med medarbejdernes roller, og sikrer at de rigtige medarbejdere, får de nødvendige opgaver. 

Organisation og medarbejdere hentes løbende fra lønsystemet eller andre eksisterende kilder, og beriges i Reflective Organization modellen. Her fra leveres data om organisation og roller ud til en række fagsystemer.

Reflective Organization provisionerer  organisationens Active Directory med organisation, brugere og it-adgange. Herved sikres et ensartet billede af hvilke medarbejdere der er, hvad de hedder og hvor de arbejder. Desuden sikres, at medarbejderes it-adgange lukkes, hvis de stopper i organisationen.

Reflective Organization kan desuden benyttes til at give medarbejdere som ikke er i Active Directory adgang til systemer, da systemet integrerer direkte med ADFS. Herved kan også pædagogmedhjælperen eller skolelæreren få adgang til det centrale intranet, uden behov for ekstra licenser.

REconnect er beskrevet nærmere herunder, og vises i denne video.

Effektive processer i sammenhæng med organisationen

Organisationsdata skal anvendes for at give værdi.

Derfor udnytter BPMN procesmotoren, fuldt ud de data som ligger i organisationssystemet. Det betyder, at medarbejdere får opgaver i kraft af de roller og ansvar de tildeles, men systemet udleder også hvilken eller hvilke personer som får opgaver som led i processen, alt efter hvor i organisationen, de udfører rollen.

Når en medarbejder ansættes i en afdeling, vil det således være lederen af denne afdeling som kan godkende ansættelsen. Mangler afdelingen en leder, vil systemet give opgaven til den nærmeste leder.

Et centralt koncept er her, at der kun er behov for én lederrolle, som så får sin betydning fra organisationen. Denne forståelse går igen, hvor man i en ansættelsesproces giver en opgave til en medarbejder med rollen Sagsbehandler, og ansvar for lønindberetning, eller en medarbejder med rollen Administrator, med ansvar for et givet it-system. Her er det ikke vigtigt om it-systemer administreres centralt, eller decentralt. Organisationssystemet sikrer, at det er den nærmeste medarbejder med rollen, som modtager opgaven.

Opgaver kan være manuelle til en start og med tiden automatiseres, hvor det giver mest værdi.

I forhold til en ansættelse sikrer systemet, at administrative medarbejdere kan udføre de indledende registreringer omkring stamoplysninger, it-adgange, løn mv. Lederen har et overblik over disse oplysninger i forbindelse med ansættelsen og fungerer som godkender.

Når lederen har godkendt, fortsætter processen til de udførende medarbejdere i forbindelse med ansættelsen.

Stamdataintegration

Med REconnect indlæses data fra eksisterende kilder, men beriges og bearbejdes i Reflective Organization. Har organisationen i forvejen processer for at vedligeholde organisationen i Lønsystemet, kan man herved fortsat nøjes med at gøre det her.

Data fra lønsystemet beriges med data fra en række kilder, fx:

  • Active Directory,
  • Skole Active Directory
  • STIL/UNI-login
  • KLE online,
  • Serviceplatformen til CPR,
  • Stillingsfortegnelse.
 

Aftagersystemer

På baggrund af de indlæste stamdata, og input gennem processerne, kan Reflective Organization vedligeholde en række aftagersystemer med brugere og organisation.

Det foregår ved, at organisationsdata først transformeres til en form som aftagersystemerne forstår, hvorefter der integreres til systemerne. Herved skabes de bedste integrationer, da aftagersystemerne kun skal forholde sig til data på en form dei forvejen kender.

Nogle af de centrale aftagersystemer, er:

  • Active Directory,
  • ADFS,
  • KOMBIT STS Organisation,
  • Systematic Cura,
  • Plan2Learn,
  • SoloID,
  • Intra Note og
  • Buanco m.fl.

For hvert aftagersystem kan dannes billeder af organisationen med de data netop dette system har brug for. Dette er fx tilfældet for organisationsdata som sendes til STS Organisation og Intra Note.

Læs mere om hvordan indkommende data, og integrationen til STS Org fungerer her

Effektivitet og informationssikkerhed med AD integration

Reflective Organization foretager provisionering af Active Directory. Herved spares tid, da Active Directory automatisk vedligeholdes med medarbejdere, deres navne og hvor de arbejder. Desuden tildeles medarbejdere adgang til it-systemer gennem valg i processerne.

Ud over en effektivisering af arbejdsgangene og bedre datakvalitet, giver det automatiske vedligehold af Active Directory også øget informationssikkerhed.

Afgår en medarbejder og stoppes i løn, vil vedkommende også blive lukket i Active Directory. Dette sparer licenser, og sikrer at adgange bliver lukket ned.

Adgang for alle medarbejdere med ADFS

Mange moderne systemer, eksempelvis KOMBIT-systemerne og web-baserede systemer, bruger SAML til adgangsgivning.

Reflective Organization integrerer med organisationens ADFS, og kan herigennem autentificere medarbejderen over for systemerne. Herved kan, som ved KOMBIT-systemerne, leveres præcis de roller og særlige data, disse systemer har behov for. For andre systemer kan gevinsten bare være en sikkerhed for, at kun aktive medarbejdere kan logge ind.

Reflective kan ad denne vej give adgang for medarbejdere, som ikke er i organisationens AD, hvorved der kan spares licenser, for de medarbejdere som ikke normalt er centralt oprettet.

KOMBITklar

Reflective Organization vedligeholder KOMBITs støttesystem, STS Organisation, med organisation og medarbejdere. Herved har kommunen ikke en ekstra opgave med kommunernes monopolbrud, men dette bliver en del af det almindelige arbejde og giver værdi lokalt.

Organisationen kan opmærkes med KLE til brug for monopolbrudssystemer, eller andre systemer der er i stand til at bruge dette. Opdateringer til KLE-klassifikationen opfanges af processer, og relevante administratorer gøres opmærksom på ændringerne.

Roller i Reflective Organization relateres til jobfunktionsroller, systemroller samt dataafgrænsninger og giver medarbejderen adgang til KOMBIT-systemerne med de rigtige adgange.

Læs mere om KOMBITklar