Aalborg Universitets – SMARTORG

SMARTORG
SMARTORG

Aalborg Universitet havde brug for et autoritativt organisationssystem, hvori forskellige organisationshierarkier kunne vedligeholdes. Målet var, at:

  • erstatte en eksisterende organisationsdatabase,
  • kunne uddelegere arbejdet med at vedligeholde dele af organisationen,
  • kunne udtrække ændringsrapporter,
  • kunne vedligeholde to hierarkier med minimalt vedligehold, og at 
  • kunne forsyne IDM og BI med organisationsoplysninger.

Disse ting bliver løst med Reflective Organization.

Brug af SmartOrg

Smartorg vedligeholdes direkte i brugergrænsefladen. Hvem der kan vedligeholde organisationerne bestemmes af roller, og hvor i organisationen rollen gælder. 

Har man rettigheder til at vedligeholde hele organisationen gør man det. Har man kun ret til at vedligeholde en del af organisationen gør man det. Ændringer kan sendes til central godkendelse.

Det primære hierarki er ledelseshierarkiet, men herudover er der også et særligt hierarki, det tværfakultære hierarki. Det tværfakultære adskiller sig fra ledelseshierarkiet ved, at nogle afdelinger deles mellem flere fakulteter. Selve afdelingen er dog præcist den samme på tværs af de to hierarkier, så der skal ikke vedligeholde stamoplysninger som navn, EAN-nummer mv to steder. Afdelingen indgår bare to steder.

Brugere af systemet kommer fra Active Directory, og processer overvåger om der fx er en leder der forsvinder. Sker det, får personer med en relevant rolle besked.

Systemet har fuld bitemporalitet. Det betyder, at man kan udføre ændringer, som først træder i kraft i fremtiden. For løbende at kunne holde nøglepersoner i organisationen ajour med de ændringer der kommer til at ske, er det muligt at generere ændringsrapporter over fx ændringer der sker i den kommende måned. 

Data fra rapporten kan gemmes som csv til yderligere behandling.